Почему работодателю важно знать трудовой стаж работника

Когда компания нанимает нового сотрудника, кадровик часто сталкивается с задачей: убедиться, что претендент имеет нужный опыт. Не просто «работал столько-то лет», а конкретно: какой трудовой стаж сотрудника — сколько лет, месяцев, были ли перерывы, соответствует ли заявленным данным. Если ошибка в оценке опыта, она может отразиться на сроке испытания, на уровне зарплаты или даже на юридической части — например, расчёте льгот.

В этом контексте становится актуальным вопрос как узнать трудовой стаж работника с достоверной точностью. Разговор не о том, чтобы руководитель просто поверил на слово, а о том, чтобы использовать доступные инструменты и проверить факты.

Что такое трудовой стаж и как его фиксируют

Трудовой стаж — это совокупность периодов, когда человек работал официально, а также выполнял другие виды деятельности, которые учитываются при расчёте прав и льгот. Орган Пенсионный фонд Российской Федерации (ныне часть Социальный фонд России) ведёт персонифицированный учёт этих периодов.

Когда работодатель или кадровик спрашивает, как узнать трудовой стаж работника, нужно понимать — оценка должна опираться на официальные данные, а не только на сведения из резюме. Есть случаи, когда задекларированный опыт не подтверждён соответствующими взносами или данными в базах фонда. И именно фонд хранит сведения, которые можно запросить.

Где и как можно запросить сведения о стаже

В современной практике есть несколько каналов, которые позволяют кадровику или компании проверить трудовой стаж потенциального сотрудника или действующего работника. Например, через портал «Госуслуги» можно получить выписку из лицевого счёта, где отражаются периоды работы.

Также компания может попросить работника предоставить выписку из его личного кабинета фонда, либо подать запрос на основании доверенности. Важно: такие данные требуют защиты персональной информации и соответствующего согласия.

Что проверять и как не ошибиться

Когда HR‐специалист думает, как узнать трудовой стаж сотрудника, стоит обратить внимание на несколько моментов. Прежде всего — даты работы, соответствие периодов, вид деятельности. Если в выписке видно, что страховые взносы за конкретный период не перечислялись, этот период может не быть учтён.

Кроме того, стоит перепроверить данные: работает ли человек одновременно в нескольких местах; были ли перерывы; есть ли обоснование, если стаж нужен для льготы или для расчёта компенсации. Если выявлены несоответствия — нужно запросить пояснения или подтверждающие документы. Это поможет избежать ошибок в кадрах и в расчётах.

Когда знание стажа становится критичным

Хорошо ориентироваться, когда этот вопрос становится не просто формальностью, а необходимостью. Например: для назначения льготного отпуска, для расчёта компенсаций, при увольнении или при переводе на другую должность. Тогда кадровику особенно важно знать: пенсионный фонд трудовой стаж — что фиксировано в фонде и как это соотносится с данными сотрудника.

Если не сделать проверку — можно столкнуться с ситуацией, когда работник заявляет стаж, но он не подтверждён, и компания окажется в неудобной юридической ситуации.

Что делать, если обнаружены расхождения

Если проверка показала, что заявленный стаж работника отличается от данных фонда — не стоит сразу отказываться от кандидата. Лучше выяснить причины: возможно, были незарегистрированные периоды, либо информация пока не обновлена. Работнику можно предложить уточнить данные через личный кабинет или подать запрос.

Кадровому специалисту важно зафиксировать такие уточнения и ввести в личное дело замечание о необходимости дать сотруднику возможность представить подтверждающие документы. Это покажет, что компания действует ответственно и профессионально.

Чтобы не запутаться в источниках информации и понимать, какие документы пригодятся в разных ситуациях, сохраняйте себе вот такую памятку — она поможет быстро сориентироваться, когда нужно проверить или подтвердить стаж сотрудника: