Можно ли вести бумажную трудовую

Начиная с 2021 года, для граждан трудоустраивающихся впервые закон предусматривает исключительно цифровой формат фиксации стажа. При этом для определённых категорий работников сохраняется возможность использования традиционного бумажного носителя.

Применение электронного и бумажного формата

Обязательный переход на цифровой учёт трудовой деятельности установлен для следующих случаев:

• Лица, начавшие профессиональную деятельность после 1 января 2021 года.
• Сотрудники, не имевшие ранее оформленной бумажной книжки.
• Работники, добровольно выбравшие электронный формат учёта.

Можно ли вести бумажную трудовую? Использование классических вариантов документа продолжается в таких ситуациях:

• Для сотрудников, подтвердивших выбор бумажного формата до конца 2020 года.
• При переходе на новое рабочее место с сохранением действующей книжки.
• В случае письменного ходатайства работника о продолжении бумажного учёта.

Сравнительный анализ форматов учёта трудового стажа:

Аспект учёта	Цифровой формат	Бумажный носитель
Условия оформления	Обязателен для первично трудоустраивающихся с 2021 года	Применяется для сотрудников, выбравших этот вариант до 2020 года
Механизм фиксации данных	Информация направляется в электронном виде в СФР	Работодатель вносит записи непосредственно в документ
Дублирование информации	Не требует одновременного ведения бумажного аналога	Данные дополнительно передаются в цифровом виде в СФР
Смена формата учёта	Возможен переход с бумажного на электронный формат	Допускается отказ от бумажного носителя в пользу электронного

Специфика совмещённого документооборота

Для работников, сохранивших бумажный формат, предусмотрена особая процедура:

• Продолжение ведения традиционной трудовой книжки.
• Параллельная передача информации в цифровом виде.
• Направление электронных сведений в систему СФР.
• Обеспечение соответствия данных в обоих форматах.

Алгоритм изменения формата учёта

Сотрудники вправе изменить выбранный способ фиксации трудового стажа. Порядок смены:

1. Оформление письменного обращения о переходе на цифровой учёт.
2. Получение бумажной книжки на руки при отказе от её ведения.
3. Прекращение заполнения бумажного носителя с момента подачи заявления.
4. Переход на исключительно электронный формат документооборота.

Порядок трудоустройства с бумажной книжкой

Нанимателю можно вести бумажную трудовую. При оформлении сотрудников с традиционной трудовой книжкой работодателю следует руководствоваться установленным регламентом:

• Принятие документа при отсутствии финальной записи о переходе на электронный формат.
• Внесение информации о приёме на работу согласно действующим стандартам.
• Обеспечение сохранности документа в организации.
• Параллельное ведение электронной версии учёта трудовой деятельности.

Ответственные лица обязаны проводить тщательную проверку представляемых документов:

1. Подтверждение наличия бумажной трудовой книжки.
2. Проверка отсутствия завершающей записи о переходе на цифровой формат.
3. Запрос формы СТД-Р при использовании исключительно электронного учёта.
4. Оформление соответствующего акта приёма кадровой документации.

Для граждан, впервые поступающих на работу в 2024 году, действуют специальные правила:

• Оформление исключительно цифровой версии трудовой книжки.
• Фиксация информации о профессиональной деятельности только в электронном виде.
• Отсутствие права на получение бумажного аналога документа.

Юридические аспекты использования бумажных носителей

Действующее законодательство определяет чёткие рамки применения традиционных трудовых книжек:

1. Документ остаётся у сотрудника при отказе от его дальнейшего ведения.
2. При наличии завершающей записи работодатель осуществляет только цифровой учёт.
3. Отсутствие финальной записи требует параллельного ведения обоих вариантов учёта.

Смена бумажного учёта на цифровой влечёт за собой определённые правовые последствия:

• Невозможность возобновления бумажной книжки после внесения завершающей записи.
• Признание недействительными записей в принятом обратно документе.
• Обязательность корректировки кадрового делопроизводства и отчётности.
• Требование о представлении уточнённых данных в Социальный фонд России.

Закон предлагает гибкий механизм выбора формата учёта трудового стажа, обеспечивая преемственность документации для сотрудников.