Виды кадрового делопроизводства

Многие думают, что кадровое делопроизводство сводится к одной-двум папкам с договорами. На самом деле — это системная работа с документацией, которая затрагивает весь путь сотрудника в компании: от момента приёма до увольнения и даже после. Правильное оформление влияет на законность процессов, защиту работодателя, репутацию и внутренний порядок. А ещё — это обязательная часть любой проверки.

Как устроено кадровое делопроизводство: общая логика

У кадрового учёта есть своя структура. Всё начинается с приёма на работу: оформляются заявления, заключаются договоры, выдаются приказы. Потом — в процессе работы — появляются документы по отпускам, больничным, дисциплинарным взысканиям, повышениям, переводам. В завершение — увольнение, оформление расчётов, выдача документов. Каждый из этих этапов — отдельное направление кадрового делопроизводства.

Но есть и постоянные блоки, которые ведутся параллельно. Например, работа с личными карточками сотрудников, ведение табелей учёта рабочего времени, хранение трудовых книжек и взаимодействие с фондами.

Виды кадрового делопроизводства: основные направления

Обычно выделяют несколько ключевых видов кадрового документооборота. Они касаются разных сторон жизни сотрудника в компании. Один специалист может вести их все, если компания небольшая. На крупном предприятии — чаще всего этим занимаются разные сотрудники отдела кадров.

1. Документы по приёму, переводу и увольнению. Это самый известный блок. Он включает трудовой договор, приказы, заявления, акты, документы об условиях труда. Всё должно оформляться строго по нормам ТК РФ.
2. Учёт рабочего времени. Сюда входят табели, графики сменности, переработки, отгулы. Эти документы важны не только для расчёта зарплаты, но и для проверки условий труда, а также при спорах.
3. Отпускная документация. Графики отпусков, заявления на отпуск, приказы, справки — всё это должно быть согласовано и храниться. Ошибки в отпускных часто приводят к спорам.
4. Личное дело сотрудника. Хранение анкет, копий документов, характеристик, результатов аттестаций. Всё, что касается конкретного человека и его работы в компании.
5. Документы по дисциплине и поощрениям. Замечания, выговоры, благодарности, премии, штрафы — эти документы важны с точки зрения HR‑аналитики и юридической защиты работодателя.
6. Воинский учёт и бронирование. Сотрудники призывного возраста — отдельный блок ответственности. Воинский учёт обязателен по закону, и его тоже ведёт кадровик.
7. Социальные гарантии и льготы. Документы, касающиеся матпомощи, декретных, инвалидности, статуса многодетной семьи и т. п. Эти бумаги помогают сотрудникам получать законные льготы и выплаты.
8. Архив кадровых документов. Даже после увольнения сотрудника документы нужно хранить по срокам, установленным законодательством — до 75 лет. Это тоже часть системы.

Почему нельзя упрощать кадровое делопроизводство

Плохой кадровый учёт — это не только про бардак в шкафу. Это про штрафы, суды, репутационные потери. Например, если неправильно оформить увольнение — можно проиграть суд и выплатить компенсацию. Если не вести учёт рабочего времени — возможны претензии от проверяющих. А если нарушить порядок хранения — легко нарваться на административную ответственность. Поэтому каждый вид кадрового делопроизводства требует аккуратности, системности и понимания норм права.

Как организовать все направления учёта, даже если в компании один кадровик

Неважно, большой у вас отдел или всё делает один специалист — главное, чтобы процессы были выстроены логично. Желательно:

• завести шаблоны для всех основных операций;
• вести учёт в электронном виде, если позволяет система;
• регулярно обновлять знания по изменениям в ТК РФ;
• не допускать «серых» решений и «на авось»;
• контролировать сроки хранения документов.

Таблица — Основные направления кадрового делопроизводства