Как вести учёт рабочего времени сотрудников

Контроль за тем, сколько сотрудники работают, не формальность, а прямая обязанность работодателя. Это важно и для расчёта зарплаты, и для соблюдения трудовых норм, и для внутренней прозрачности в компании. Если вести учёт правильно — вопросов не возникнет ни у налоговой, ни у инспекции труда, ни у самих работников. Рассказываем, как организовать всё грамотно и без лишней бюрократии.

Зачем нужен учет рабочего времени

Во-первых, без него невозможно корректно начислять заработную плату. Особенно если речь идет о почасовой оплате, неполной занятости или работе в выходные и ночные смены. Во-вторых, он помогает соблюсти нормы трудового законодательства: например, ограничение по продолжительности рабочей недели или обязательные перерывы между сменами.

Кроме того, учёт — это инструмент управления. Руководитель понимает, кто и как загружен, где возникают простои, переработки или, наоборот, недоработки. Это полезно при планировании и оптимизации процессов.

Основные формы учёта 

Вариантов несколько, и они выбираются в зависимости от графика работы компании.

• Поденный учёт — фиксируется отработанное время за каждый рабочий день. Подходит для сотрудников с фиксированным графиком.
• Помесячный учёт — учитывается общее количество часов за месяц. Удобно при сменном графике.
• Суммированный учёт — применяется, если рабочее время распределено неравномерно (вахты, дежурства). Период может быть от месяца до года, но не более.

Важно: выбранный вид учёта нужно закрепить во внутренних документах — например, в правилах внутреннего распорядка или коллективном договоре.

Какими способами можно вести учет

Самый распространённый и до сих пор актуальный вариант — табель учёта рабочего времени (форма Т-13 или своя, если разработана работодателем). Его можно вести вручную или в электронном виде — главное, чтобы были чётко отражены часы присутствия и отсутствия сотрудника.

Кроме табеля, компании используют:

• электронные пропускные системы (вход по карточке или биометрии);
• специализированные HR-системы или модули учёта в бухгалтерских программах;
• ручной ввод — когда данные вносит руководитель или сотрудник кадрового отдела.

Выбор зависит от размера компании, бюджета и числа сотрудников. Главное, чтобы всё было прозрачно и по делу.

Что фиксировать обязательно

В любом виде учёта нужно отображать:

• время начала и окончания работы;
• количество фактически отработанных часов;
• время отсутствия (отпуск, больничный, отгул, прогул);
• переработки, ночные часы, работа в праздники (если есть).

Эти данные потом служат основой для начисления зарплаты, оплаты сверхурочных и составления отчётности.

Таблица: основные форматы учёта рабочего времени