Что такое срок хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов — одна из базовых обязанностей работодателя. От того, как организован этот процесс, зависят не только внутренний порядок, но и юридическая безопасность компании. Знание сроков хранения позволяет избежать штрафов, быстро находить нужные документы и корректно взаимодействовать с контролирующими органами.

Зачем знать срок хранения кадровых документов

Документы, связанные с трудовой деятельностью, не просто формальности. Это основание для начисления стажа, расчета пенсии, подтверждения прав и обязанностей сторон. Хранение — это не просто “отложить в папку”, а соблюдать строгие требования законодательства.

Если документы хранятся неправильно или утеряны, это может повлечь негативные последствия как для сотрудника, так и для компании. В ряде случаев речь идет о судебных спорах, недостоверных данных в ПФР, ошибках при проверках. Поэтому важно знать не только, где и как хранятся бумаги, но и сколько времени их нужно сохранять.

Основные группы документов и их срок хранения

Срок хранения зависит от того, о каком именно документе идет речь. Все документы можно разделить условно на две группы: краткосрочного и длительного хранения. Это делается на основании правил, прописанных в перечнях документов с указанием сроков хранения, утвержденных государственными архивами.

Так, приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе) подлежат хранению не менее 50 или 75 лет, в зависимости от даты их составления. А, например, табели учета рабочего времени или графики отпусков могут быть уничтожены через 1 или 5 лет — в зависимости от конкретной формы.

Также нужно учитывать, что сроки могут меняться при изменении законодательства. Поэтому кадровику важно периодически проверять действующую нормативную базу.

Как определяется срок хранения

Срок хранения — это не произвольный период. Он устанавливается официальными документами — прежде всего, Приказом Росархива №236 от 20.12.2019, утвердившим новый перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Этот перечень обязателен для всех организаций, независимо от формы собственности.

Если в перечне указано «постоянно», документ нельзя уничтожать. Если установлен срок в годах, он отсчитывается с 1 января года, следующего за годом завершения действия документа. Например, если приказ был оформлен в 2023 году, а срок хранения — 5 лет, он подлежит хранению до конца 2028 года включительно.

Важно понимать: если документ содержит основания для начисления пенсии или подтверждает стаж, он должен храниться как минимум 50–75 лет, а в ряде случаев — и дольше.

Кто отвечает за соблюдение сроков хранения

Ответственность за соблюдение сроков хранения кадровых документов лежит на работодателе. На практике — на специалисте отдела кадров или архивариусе, если он есть. Также важно, чтобы в компании был утвержден номенклатурный список дел — документ, в котором для каждого типа документов прописан срок их хранения.

Отсутствие этого списка, как и нарушение сроков хранения, может привести к проблемам при проверках или судебных разбирательствах. Поэтому работодателю важно не просто вести документы, но и системно подходить к их классификации и архивированию.

Электронные документы и их срок хранения

Современные компании переходят на электронный документооборот. Но даже цифровые формы должны храниться согласно тем же срокам, что и бумажные. Исключений для электронных кадровых документов по срокам хранения нет.

Если используется система ЭДО (электронного документооборота), она должна обеспечивать сохранность документов в течение всего срока, а также возможность их распечатки и передачи по запросу, например, в суд или в архив.

В случае увольнения сотрудника электронные документы, подтверждающие стаж и трудовую деятельность, передаются ему по запросу или в ПФР через соответствующие системы.

Когда можно уничтожить документы

После окончания срока хранения документы можно уничтожить — но только по акту, с соблюдением всех процедур. Обычно создается комиссия, составляется перечень подлежащих уничтожению бумаг, затем составляется акт об уничтожении, и документы утилизируются.

Важно: документы, срок хранения которых не истёк, уничтожать нельзя — даже если сотрудник уволен или компания сменила владельца. Нарушение может повлечь за собой административную или даже уголовную ответственность.

Таблица: Примеры сроков хранения кадровых документов