Кадры / HR
Читать далее »
Процедура увольнения — это не только приказ и расчет. Один из самых чувствительных этапов — оформление и выдача документов. Ошибка в формулировке или задержка может обернуться для работодателя жалобой и спором. Поэтому важно понимать, как правильно оформляются трудовые книжки при увольнении и какие действия обязательны в день прекращения трудового договора.
Разберём порядок действий, требования к записи, особенности электронной формы и ситуацию, когда документ отправляется по почте.
Трудовая книжка при увольнении работника выдается в последний рабочий день. Это общее правило. В этот же день сотруднику выплачивается окончательный расчет и выдается приказ об увольнении.
Если работник продолжает использовать бумажную форму учета стажа, ему обязаны отдать трудовую книжку при увольнении лично под подпись. Задержка даже на один день может повлечь ответственность работодателя.
Заполнение трудовой книжки при увольнении должно строго соответствовать формулировке основания в приказе и нормам трудового законодательства. Нельзя писать произвольные фразы или сокращать формулировки.
Запись трудовой книжки при увольнении включает:
Например, если сотрудник увольняется по собственному желанию, формулировка должна звучать корректно и полностью, без вольных трактовок.
Ниже приведён условный образец трудовой книжки при увольнении в табличной форме:
| № записи | Дата | Сведения о работе | Документ-основание |
|---|---|---|---|
| 15 | 26.02.2026 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ | Приказ № 45-к от 26.02.2026 |
Такая запись трудовой книжки при увольнении считается корректной при полном совпадении с приказом.
Вопрос о том, обязательна ли печать в трудовой книжке при увольнении, возникает часто. Если организация использует печать в документообороте, она проставляется рядом с записью об увольнении. При этом подпись ответственного лица обязательна.
Если компания официально работает без печати, достаточно подписи работодателя или уполномоченного сотрудника.
Выдача трудовой книжки при увольнении подтверждается подписью работника в личной карточке или книге учета движения трудовых книжек. Это важно: сам факт передачи должен быть зафиксирован.
Получение трудовой книжки при увольнении без подписи сотрудника — риск для работодателя. В случае спора доказать факт выдачи будет сложно.
Если работник отсутствует в день увольнения, необходимо направить ему письменное уведомление с предложением забрать документ либо согласовать отправку.
Иногда возникает ситуация, когда сотрудник не может прийти лично. В этом случае возможна трудовая книжка по почте при увольнении. Но отправка допускается только с письменного согласия работника.
Документ направляется заказным письмом с уведомлением о вручении. Копию согласия сотрудника работодатель хранит в личном деле.
Важно: без письменного согласия отправлять оригинал нельзя.
Если сотрудник перешёл на электронный формат учета, бумажная книжка может не вестись. В этом случае электронная трудовая книжка при увольнении предполагает передачу сведений в информационную систему и выдачу работнику формы СТД-Р.
Документ выдается в день увольнения в бумажном виде или направляется в электронном формате по заявлению работника.
Электронная форма не освобождает работодателя от обязанности соблюдать сроки передачи информации.
Если сотрудник отказался от бумажного варианта ранее, при увольнении ему выдается справка о трудовой деятельности. Это официальный документ, подтверждающий стаж и основания прекращения договора.
Работодатель также обязан выдать справки о доходах и страховых взносах.
Чаще всего проблемы возникают из-за:
Такие ошибки могут привести к компенсации за задержку и административной ответственности.
Трудовые книжки при увольнении требуют внимательного оформления. Работодатель обязан:
— внести корректную запись;
— соблюсти правила заполнения;
— оформить приказ;
— обеспечить своевременную выдачу;
— при необходимости корректно организовать отправку по почте;
— выдать сведения в случае электронной формы.
Трудовая книжка при увольнении работника — это не просто формальность, а юридически значимый документ. Чем аккуратнее оформлены документы, тем меньше рисков для компании.
