Полный контроль над документами

Эффективный документооборот — основа управления любой компанией. Договоры, счета, акты, приказы, доверенности — поток документов требует четкой системы, чтобы не терять время на поиск, согласование и контроль. Bizon.Help предлагает комплексное решение, где работа с документами становится прозрачной, быстрой и безопасной. И вы нигде больше не найдете столько функционала за такие деньги.

Окупается с первого дня!

Есть возможность убедиться в этом лично совершенно БЕСПЛАТНО.

Единая среда для всех типов документов

Платформа Bizon.Help создана как централизованная система управления данными, и документооборот — одна из ее ключевых функций . Вместо хранения файлов в разных папках и программах, компания получает единое пространство, где можно:

• Создавать и редактировать документы .
• Хранить и систематизировать договоры, доверенности, служебные записки, нормативные документы, регламенты и другие типы данных в пакете модулей «Документооборот» .
• Быстро искать нужные документы по Bizon ID, категориям и статусам .

Подписание документов

Ключевая особенность Bizon.Help — встроенный функционал подписания документов . Весь процесс организован четко и прозрачно:

Как проходит подписание документа

1. Загрузка PDF-версии
Подписание доступно только для файлов в формате PDF — это гарантирует, что содержание документа не будет изменено после подписания .

2. Формирование списка подписантов
Инициатор добавляет всех, кто должен подписать документ, указывая роль и очередность подписания .

3. Запуск процесса согласования
Система автоматически выдает задания подписантам в указанной очередности и отправляет уведомления на электронную почту .

4. Проверка и принятие решения
Каждый подписант проверяет документ и может либо подписать его, либо отклонить с комментарием о причинах .

5. Контроль статусов
В приложении «Подписи» можно отслеживать статус каждой подписи: «Запланирована», «Задание отправлено», «Подписан», «Подписание отклонено» или «Аннулирована» .

Гибкая настройка прав и доступов

Bizon.Help позволяет гибко управлять доступом к документам:

• Можно предоставлять доступ к документам сотрудникам, работающим удаленно .
• Доступ настраивается как к отдельным элементам, так и к целым категориям .
• Данные защищены от случайного или умышленного уничтожения .

Встроенный редактор офисных документов

В систему уже встроен редактор офисных документов, который позволяет отказаться от части программного обеспечения на локальных компьютерах сотрудников

Интеграция с бухгалтерией и кадровым учетом

Документооборот в Bizon.Help тесно связан с другими модулями системы :

• Бухгалтерия — хранение справок, актов инвентаризации, авансовых отчетов и других финансовых документов в структурированном виде .
• Кадровый учет — управление кадровыми документами и отчетностью сотрудников .

Преимущества для бизнеса

Внедрение Bizon.Help для документооборота дает компаниям:

• Сокращение трудозатрат на создание, хранение и поиск информации .
• Прозрачность процессов — все этапы согласования и подписания документов отслеживаются .
• Безопасность — сохранность данных даже в форс-мажорных обстоятельствах .
• Удаленная работа — доступ к документам из любого компьютера или мобильного устройства .
• Сокращение затрат — сервера, сетевые диски, офисное программное обеспечение, услуги на их обслуживание больше не нужны .

Bizon.Help превращает документооборот из рутинной задачи в управляемый бизнес-процесс, экономя время и снижая риски ошибок .

Ранее мы уже писали о пошаговом переходе к электронному документообороту .