Электронный документооборот стал неотъемлемой частью процессов управления и коммуникации. ЭЦП придаёт таким документам юридическую силу, обеспечивая целостность взаимодействия.
В ряде случаев возникает необходимость перенести цифровой документ на бумажный носитель — будь то требование контрагента, архивное хранение или внутренние регламенты организации. При этом важно понимать: распечатка с электронной подписью не сохраняет юридический статус оригинала.
Узнаем, как распечатать договор с электронной подписью. Опишем, какие нюансы стоит учесть, чтобы избежать правовых рисков. Рассмотрим альтернативы для подтверждения действительности бумаг.
Что происходит при печати
Подписанный файл обладает полной юридической силой только в цифровом формате. При распечатке такой документ теряет статус оригинала и становится обычной копией.
После печати подписанного документа возможны два варианта:
- Электронная подпись полностью отсутствует на бумажном носителе.
- Отображается графическое представление в виде штампа с данными автора и датой подписания.
Важно понимать, что такое изображение не является подтверждением подлинности документа и не имеет юридической силы. Для заверения распечатанной копии необходимо:
- Подписать бумагу собственноручной подписью.
- Поставить печать организации (при наличии).
- Добавить штамп «Копия верна».
Некоторые PDF-документы содержат специальные метки, которые связывают бумажную версию с электронной подписью. Для работы с такими файлами требуется специальное программное обеспечение, позволяющее создавать верифицированные документы, просматривать и проверять подписи, формировать печатные представления.
Согласно письмам ФНС первичные учётные документы должны составляться в электронной форме с использованием ЭП. Распечатка и последующее заверение собственноручной подписью не допускаются. Обязательными реквизитами документа являются электронные подписи ответственных лиц.
Распечатанная электронная подпись не имеет правовой силы. Юридически значимым остаётся только оригинал с цифровой подписью. Бумажные копии могут использоваться для ознакомления или внутреннего документооборота, но не для официальных операций.
Алгоритм печати
Несмотря на переход к электронному документообороту, иногда возникает необходимость распечатать документ с цифровой подписью. Опишем алгоритм печали посредством «КриптоАРМ».
Шаг 1: Настройка аккаунта
Откройте «КриптоАРМ». Перейдите в «Настройки», «Управление настройками». Укажите аккаунт и в разделе «Общие» активируйте опцию добавления подписи при распечатке.
Шаг 2: Проверка файла
Проверьте подпись через мастер проверки, убедитесь в её действительности.
Шаг 3: Печать
В разделе «Детали» нажмите «Печать» для получения подписи или перейдите в «Просмотреть» для всего документа с подписью.
Распечатанный документ с ЭП можно хранить длительное время, однако рекомендуется сохранять оригинальные электронные версии. Они обеспечивают полную юридическую силу, лучшую сохранность информации, быстрый доступ и проверку подлинности. Помните, что бумажная копия служит как дополнение, но не заменяет электронный оригинал с цифровой подписью.
Альтернативное решение
Для формирования бумажных форм можно использовать специализированные сервисы, например, SIGEX. Для этого нажмите иконку принтера на странице подписанного файла, распечатайте сам документ и страницу с подписями. Соедините оба листа вместе. Ссылка для формирования печатной версии обычно находится на странице просмотра документа.
Таким образом, распечатка файла с электронной подписью — это лишь создание его визуальной копии, которая не обладает юридической силой оригинала. Электронный документ с подписью остаётся полноценным и значимым только в цифровом формате.
Если возникает необходимость в бумажном носителе, важно помнить о дополнительном заверении подписью ответственного лица и печатью организации с пометкой «Копия верна». Однако такой метод подходит лишь для внутреннего использования или ознакомления, но не для официального документооборота.
Современные технологии предлагают иные решения, например, сервисы формирования печатных документов с сохранением ссылок на электронную подпись. В конечном итоге важно соблюдать баланс между практическими нуждами и требованиями законодательства, чтобы избежать нежелательных правовых последствий.
