Кадры / HR
Читать далее »
На первый взгляд, трудовая книжка — это просто документ, лежащий дома на случай смены работы. Но бывают ситуации, когда нужна не сама книжка, а именно её заверенная копия. Например, для оформления ипотеки, подачи в суд, подтверждения трудового стажа для пенсии или при трудоустройстве в госструктуру. В таких случаях важен не только сам документ, но и то, как заверить копию трудовой книжки правильно, чтобы её приняли без вопросов.
Если человек работает, копию можно заверить у текущего работодателя — в отделе кадров. Там знают, как правильно заверить трудовую книжку, чтобы всё выглядело по форме. Главное условие — наличие у компании кадровой службы и официального оформления трудовых отношений.
Если человек уже не работает, чаще всего за копией обращаются в последний отдел кадров, где трудовая была выдана. Но тут возможны нюансы: организация могла закрыться, переехать или изменить название. Тогда стоит обратиться в архив или в ПФР. Важно понимать: нужно ли заверять трудовую книжку в конкретном случае, зависит от требований той инстанции, куда подаётся копия.
Можно просто отсканировать или сделать копию всех заполненных страниц, включая титульный лист. Но этого недостаточно. Важно знать, как правильно заверить копию трудовой книжки, чтобы она имела юридическую силу. Один из ключевых моментов — каждая страница должна быть читаемой, без обрезанных углов и затемнений. Иначе копию могут не принять.
Чтобы копия считалась официальной, мало просто поставить печать. Заверение включает несколько элементов:
Если хоть одного из этих пунктов нет, копию могут отклонить. Поэтому, если вы не уверены, как заверить трудовую книжку, лучше перепроверить порядок или спросить в том месте, куда собираетесь её подавать. Иногда требования чуть отличаются — особенно у банков или государственных ведомств.
Иногда отдел кадров отказывается заверять документ — например, если вы уволились давно или организация расформирована. В таком случае остается вариант через нотариуса. Он имеет право заверить любые документы — в том числе копию трудовой. Да, это платно, но официально и надёжно. Особенно если вы подаёте документы в суд или на оформление бумаг для выезда за границу.
В последние годы часть сотрудников перешла на электронный формат. Здесь возникают новые вопросы — как правильно заверить трудовую, если её больше нет в бумажном виде? Ответ зависит от того, в каком формате вы её получаете. Чаще всего это файл с ЭЦП (электронной цифровой подписью). Он уже считается заверенным — важно лишь убедиться, что подпись действительно рабочая, а документ откроется у получателя.
Если же нужна бумажная копия электронной книжки, её можно распечатать через Госуслуги или попросить в ПФР. Заверяется она по тем же правилам — с отметкой, подписью и печатью.
Бывают ситуации, когда копию требуют “на вчера”. Тут важно не паниковать. Если вы ещё работаете — идите в отдел кадров. Обычно на заверение уходит не больше суток. Если уволены — уточните, хранится ли ваша книжка в архиве. При крайней необходимости можно сделать копию трудовой книжки у нотариуса — это самый быстрый и беспроблемный способ, пусть и платный.
На этот вопрос нет универсального ответа. Нужно ли заверять трудовую книжку — зависит от ситуации. Например, если вы просто подаёте анкету в новую компанию, иногда достаточно копии без печати. А вот при оформлении субсидий, кредитов или пенсии — заверение обязательно.
Поэтому лучше заранее уточнять, какой вариант нужен. Это сэкономит и время, и нервы.