Как записать увольнение в трудовой книжке

Увольнение — это не просто формальность. Это итог всей истории работы сотрудника в компании. Запись об этом попадает в трудовую книжку и остаётся там надолго. Поэтому важно, чтобы всё было оформлено корректно — и по смыслу, и по форме. Ошибки здесь могут вылезти боком при оформлении пенсии или поиске новой работы.

В трудовой пишут не просто «уволен» — там указывают точную формулировку основания, дату и номер документа, на который ссылаются. Но обо всём по порядку.

Что должно быть в записи об увольнении

Самый минимум, который обязательно должен быть:

• дата увольнения (фактический день, когда сотрудник больше не работает),
• причина (в чём суть основания — по собственному, по инициативе компании, по соглашению сторон и другие),
• ссылка на документ, на основании которого всё оформлено — чаще всего это приказ.

Все эти элементы вносят в графы трудовой книжки. Оформление — строгое, но это не повод копировать шаблонные фразы. Можно переформулировать, сохраняя суть — особенно если ведётся электронный вариант.

Как правильно внести запись

Порядок действий выглядит так:

• Сначала составляется приказ на увольнение. Его подписывает руководитель.
• Затем делается запись в трудовой книжке — на русском, без сокращений, чётко и без исправлений.
• В конце сотрудник расписывается, подтверждая, что получил свою книжку на руки.

Если человек ведёт электронную книжку, он может проверить, как это всё оформлено, через «Госуслуги» или у работодателя через ЭДО.

Ошибки, которые лучше не допускать

Иногда кадровики торопятся — и получаются формулировки вроде «Уволен по причине увольнения». Это не шутка, а вполне реальный кейс. Или забывают указать номер приказа. Или ставят дату раньше самого приказа. Всё это потом сложно поправить — особенно если сотрудник уже не работает.

Исправления в трудовой вносятся строго по правилам, с пометкой о недействительности старой записи и ссылкой на новый документ. Лучше не доводить до этого и сразу всё делать аккуратно.

Как формулируют основания увольнения

Даже если причина увольнения очевидна, её нужно отразить официально. И здесь важно не запутаться в формулировках. Например:

• если человек уходит по своему желанию — это не «уволен», а «трудовой договор прекращён по инициативе работника»;
• при сокращении пишут про ликвидацию должности, а не «уволен из-за реструктуризации»;
• если договор закончился — указывают, что срок истёк.

Формулировка должна быть нейтральной, точной и безоценочной. В трудовой не пишут «провалил план» или «не сработался с коллективом».

Электронная трудовая: как оформляется увольнение

Сейчас всё больше сотрудников используют электронный формат. По сути, записи вносятся туда же — просто без бумажного носителя. Работодатель отправляет данные через систему ЭДО, а сотрудник может их увидеть в личном кабинете на портале «Работа в России» или «Госуслугах».

Запись об увольнении в этом случае ничем не отличается по содержанию — она просто хранится в электронном виде и заверяется цифровой подписью.

Что писать — и как не ошибиться

Запись об увольнении делается в четвёртую графу трудовой книжки. Формат строго установлен — но подать его можно по‐разному. Ниже — сводная таблица, где показано, что именно указывают и где.

Что делать, если запись сделана неправильно

Если в трудовой ошиблись с датой, номером или даже формулировкой — это не смертельно, но требует действий. Работодатель должен внести новую запись с пометкой, что предыдущая недействительна, и указать корректные данные. Главное — не пытаться исправлять, зачёркивая старое. Так делать нельзя.