Контроль отдела кадров

Действующее законодательство устанавливает обязательность внедрения системы внутреннего контроля в управленческую структуру организаций. Главная цель этого механизма — гарантировать правомерность оформления трудовых взаимоотношений и выполнение нормативных предписаний.

Современные требования к системе внутреннего контроля

К первоочерёдным целям проверочных мероприятий в сфере кадрового делопроизводства относятся:

• Надзор за исполнением норм трудового права и корпоративных регламентов.
• Мониторинг выполнения управленческих распоряжений.
• Проверка соответствия кадровых процедур делегированным полномочиям.
• Контроль за своевременным формированием объективной отчётности.

Вспомогательные задачи включают профилактику документационных ошибок, исследование причин отклонений, внедрение корректирующих действий и модернизацию внутренних нормативных документов.

Модели организации контроля отдела кадров

Структура контрольного механизма варьируется в зависимости от размеров предприятия и его организационного устройства.

Организационный тип	Модель контроля
Субъект малого предпринимательства	Возложение функций на уполномоченного специалиста
Организация среднего размера	Формирование контрольно-ревизионной группы
Крупный хозяйствующий субъект	Учреждение профильного структурного подразделения

Алгоритм внедрения контрольной системы

Стадия 1. Нормативно-правовое обеспечение

Создание и легитимация регламента внутреннего контроля формирует базис для планомерной работы. Требуется:

1. Чёткая фиксация целевых ориентиров и задач контрольно-надзорной деятельности.
2. Формирование номенклатуры проверяемой документации.
3. Определение частоты осуществления контрольных мероприятий.
4. Юридическое закрепление прерогатив и обязательств проверяющих.

Стадия 2. Персональное распределение ответственности

Делегирование контрольных функций требует тщательного подбора кадрового состава. Нужен отбор претендентов с соответствующим образовательным цензом и практическим опытом. Данный этап включает в себя:

• Официальное закрепление служебных обязанностей.
• Введение в действие должностных регламентов с детализацией контрольных функций.
• Чёткое определение иерархической подчинённости и механизмов межфункционального взаимодействия.

Стадия 3. Создание методологической базы

Формирование унифицированного подхода к реализации контрольных процедур гарантирует их продуктивность. Подготовка тематических программ и контрольных вопросников для регулярных проверок. 

Проектирование унифицированных форм отчётной документации. Установление временных рамок для исправления обнаруженных недочётов. Разработка процедуры апелляции результатов контрольных мероприятий.

Приоритетные зоны кадрового контроля

При разработке плана внутреннего аудита кадровой службы следует принимать во внимание отраслевую специфику предприятия:

1. Общая штатная численность, обособленных подразделений и работников, получающих образование без отрыва от производства.
2. Количество сотрудников с совмещаемым статусом.
3. Особенности производственного режима.
4. Объём разъездной деятельности.
5. Наличие работников с особым правовым статусом.

Все стадии кадрового документооборота подлежат регулярному мониторингу. Ключевыми объектами внимания являются:

Сфера контроля	Критические точки проверки
Трудоустройство	Соответствие законодательным стандартам, комплектность документации
Оформление отпускных прав	Соблюдение процедурных сроков, корректность денежных расчётов
Организация служебных поездок	Целесообразность направления, документальное сопровождение
Учёт трудового времени	Достоверность учётных форм, фиксация переработок

При осуществлении контрольных мероприятий в сфере оформления трудовых отношений анализируются следующие моменты:

• Документационное обеспечение. Полнота пакета документов, предоставленных кандидатом. Соответствие трудового контракта законодательным критериям. Своевременность издания распорядительной документации. Правильность заполнения персональной карточки.
• Процессуальные аспекты. Соблюдение регламентированных сроков заключения трудового договора. Факт ознакомления с корпоративными нормативными актами. Своевременность проведения вводного инструктажа. Корректность заполнения книжки работника.

Фиксация результатов контроля и реагирование на нарушения

Итоги проверочных мероприятий оформляются актом, содержащим:

1. Систематизированный перечень нарушений со ссылками на нормативные источники.
2. Расчёт материального ущерба или иных негативных последствий.
3. Персональный состав ответственных должностных лиц.
4. Рекомендательный блок по ликвидации недостатков.
5. Комплекс превентивных мер.

Сотрудники, допустившие отклонения от установленных требований, предоставляют письменные пояснения. На основе полученных сведений руководитель утверждает программу корректирующих действий, описывающих:

• Конкретный перечень мероприятий по устранению недочётов.
• Персональный состав ответственных исполнителей.
• Чёткие временные рамки.
• Инструменты мониторинга исполнения.

Каждый ответственный сотрудник знакомится с приказом под личную подпись. Регулярный контроль выполнения утверждённых мероприятий обеспечивает результативность всей системы внутреннего аудита.