Кадры / HR
Читать далее »
Когда речь заходит о приёме на работу, один из первых вопросов, который возникает у соискателя: а нужна ли трудовая книжка при трудоустройстве? Особенно часто он звучит среди тех, кто устраивается впервые, выходит из самозанятости или работал неофициально. С появлением электронных сервисов и переходом на цифровые документы ситуация кажется ещё более запутанной. Разбираемся, когда трудовая всё ещё обязательна, а когда без неё можно обойтись.
Несмотря на то что с 2020 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде, бумажный вариант всё ещё остаётся действующим документом. Это официальный источник, в котором фиксируется история трудовой деятельности: места работы, должности, переводы, увольнения. И пока не завершён окончательный переход на «цифру», бумажная трудовая по-прежнему может понадобиться в ряде случаев. Особенно — при оформлении пенсии или подтверждении стажа в государственных структурах.
Ответ зависит от нескольких факторов. Если человек уже имеет бумажную трудовую книжку, и она у него на руках, при официальном трудоустройстве он обязан её предъявить. Работодатель, в свою очередь, должен внести туда новую запись. Но если сотрудник ранее сделал выбор в пользу электронной версии, бумажную он может больше не использовать. Тогда работодатель вносит все данные в электронный реестр через ПФР.
Сложность возникает, если у человека нет ни одного документа: он никогда не работал официально или трудовая была утеряна. В этом случае работодатель заведёт новую книжку или предложит сразу оформить электронную. Препятствием это не станет — просто изменится порядок регистрации сведений.
Для тех, кто выбирает подработки, фриланс или проектную занятость без оформления по ТК, трудовая книжка может вообще не фигурировать в процессе. Такие формы занятости регулируются гражданско-правовыми договорами (ГПХ), и они не предполагают внесения записей в трудовую. Но тут стоит понимать: стаж не идёт, страховые взносы не начисляются, и пенсия в будущем будет зависеть от других факторов.
Впрочем, для временных подработок, где важно просто получить деньги за услугу, это не критично. Но если речь идёт о долгосрочном сотрудничестве, желательно всё же заключать полноценный трудовой договор.
Если у человека есть трудовая, но он не приносит её при устройстве — ситуация неоднозначная. Работодатель может либо отказать в приёме, либо оформить его, но с пометкой о заведении новой книжки. Это чревато тем, что прежние записи потеряются, а восстановить стаж позже будет сложно. Также может возникнуть путаница с формой ведения: если ранее была бумажная, а теперь решили перейти на электронную — потребуется письменное согласие работника.
Важно: уклоняться от предъявления трудовой не имеет смысла. Это может насторожить кадровиков и вызвать вопросы при проверке документов. Лучше сразу обозначить ситуацию и обсудить возможные шаги: восстановление, переход на электронный формат или оформление новой книжки.
Если сотрудник выбрал цифровой формат, все сведения о приёме, увольнении и стаже ведутся в базе ПФР. Для работодателя это упрощает учёт, а работнику — даёт доступ к информации через Госуслуги. Но даже в этом случае важно понимать: если при устройстве на работу не уточнить статус своей трудовой, работодатель может автоматически запросить бумажный вариант.
Поэтому при подписании трудового договора рекомендуется сразу сообщить о выборе электронной версии. Это фиксируется отдельным заявлением и отражается в учётных системах.
Ниже оставили подробную таблицу
| Критерий | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка |
|---|---|---|
| Форма хранения | Хранится на бумажном носителе у работодателя или работника | Хранится в цифровом виде в базе ПФР |
| Необходимость при устройстве на работу | Обязательна, если ранее велась только в бумажной форме | Не требуется, если работник перешёл на ЭТК |
| Доступ к информации | Только через оригинал документа | Через Госуслуги, МФЦ или личный кабинет на сайте ПФР |
| Риски потери | Возможна утеря, порча | Исключены, данные хранятся централизованно |
| Передача между работодателями | Работник сам передаёт книжку | Передача данных осуществляется автоматически |
| Внесение записей | Кадровик заполняет вручную | Работодатель подаёт сведения через систему |
| Оформление новой записи | Вручную по регламенту, с подписью и печатью | Через подачу формы СЗВ-ТД в ПФР |
Нужна ли трудовая книжка при трудоустройстве — зависит от формата, в котором она ведётся. Если есть бумажная — она обязательна. Если всё переведено в электронный вид — предъявлять ничего не нужно, данные подаются через ПФР. А если книжки нет вовсе — её могут завести заново, без проблем для оформления. Главное — не бояться обсуждать это на этапе приёма и понимать, какие последствия несёт каждый из вариантов.