Автоматизация обработки персональных данных

Когда речь заходит о защите информации, многие представляют себе бумажные документы под замком. Но на деле почти все компании работают с данными в цифровом виде. А значит, наступает другая история — автоматизация обработки персональных данных. Что это такое, зачем это нужно, и как отличить автоматизированную обработку от обычной? Разбираем по пунктам.

Что такое автоматизация обработки персональных данных

Автоматизация обработки персональных данных — это когда информация о человеке обрабатывается при помощи программ, без участия оператора или с его минимальным вмешательством. Например: система сама собирает, хранит, сортирует или передаёт данные, пока человек только запускает процесс.

Простой пример — когда вы вводите своё ФИО и номер паспорта в онлайн-форму, а CRM сразу сохраняет эти сведения и распределяет по нужным полям. Никаких бумаг, никаких ручных действий.

Автоматизация персональных данных — это не про роботов

Многие путаются в формулировках. Поэтому важно понимать: автоматизация персональных данных — это не тотальная передача всего машинам, а использование цифровых инструментов для упрощения и ускорения работы с данными. Это может быть:

• Хранение анкет в облачном сервисе;
• Рассылка уведомлений по базе клиентов;
• Сортировка резюме через HR-систему.

Если программа сама обрабатывает информацию — это автоматизированный формат. И он регулируется отдельными требованиями закона.

Автоматизированная обработка персональных данных — это под контролем закона

Закон не запрещает автоматизацию. Но если вы используете автоматизированную обработку персональных данных, вы обязаны:

• Оформить согласие пользователя на такой способ работы;
• Обеспечить защиту данных на всех этапах — от сбора до удаления;
• Назначить ответственного за обработку;
• Установить технические средства защиты (шифрование, ограничение доступа, аудит действий в системе и прочее).

То есть автоматизированная обработка персональных данных — это работа в цифровой среде по правилам. Без «галочек внизу страницы» и формальных отписок.

А если без автоматизации — это проще?

Не совсем. Когда компания обрабатывает информацию вручную — по старинке, через бумажные формы, — это называется обработка персональных данных без автоматизации. И тут тоже есть правила.

Да, цифровых систем меньше, но требования всё равно строгие:

• Документы должны храниться в закрытом помещении;
• Доступ к ним — только у уполномоченных сотрудников;
• Все действия фиксируются вручную;
• Уничтожение данных тоже оформляется актами.

Так что обработка персональных данных без автоматизации — это не «проще», а просто другой формат. Он может быть актуален для маленьких компаний, госучреждений или случаев, когда цифровые каналы недоступны.

Что выбрать: автоматизированную или обычную?

Решение зависит от масштаба бизнеса и процессов. Если вы ведёте клиентскую базу, отправляете рассылки или используете CRM — вам нужна автоматизация обработки персональных данных.

Если вы работаете с небольшим объёмом и не используете цифровые инструменты — можно остаться в офлайне, но всё равно следовать требованиям закона.

Итого

Автоматизация обработки персональных данных — это использование цифровых решений для работы с личной информацией.

Автоматизированная обработка персональных данных — это процесс, в котором участвуют программы, а не люди.

Автоматизация персональных данных — это не фантастика, а рабочий инструмент, который помогает компаниям быть эффективнее.

А вот обработка персональных данных без автоматизации — это ручная работа, где всё оформляется на бумаге и требует строгой дисциплины.

Чтобы было проще понять разницу между автоматизированной и обычной обработкой данных, собрали сравнение в таблицу. Если вы ещё не уверены, как работает ваша система — посмотрите, в какой колонке больше совпадений.