Кадры / HR
Читать далее »
Когда речь заходит о защите информации, многие представляют себе бумажные документы под замком. Но на деле почти все компании работают с данными в цифровом виде. А значит, наступает другая история — автоматизация обработки персональных данных. Что это такое, зачем это нужно, и как отличить автоматизированную обработку от обычной? Разбираем по пунктам.
Автоматизация обработки персональных данных — это когда информация о человеке обрабатывается при помощи программ, без участия оператора или с его минимальным вмешательством. Например: система сама собирает, хранит, сортирует или передаёт данные, пока человек только запускает процесс.
Простой пример — когда вы вводите своё ФИО и номер паспорта в онлайн-форму, а CRM сразу сохраняет эти сведения и распределяет по нужным полям. Никаких бумаг, никаких ручных действий.
Многие путаются в формулировках. Поэтому важно понимать: автоматизация персональных данных — это не тотальная передача всего машинам, а использование цифровых инструментов для упрощения и ускорения работы с данными. Это может быть:
Если программа сама обрабатывает информацию — это автоматизированный формат. И он регулируется отдельными требованиями закона.
Закон не запрещает автоматизацию. Но если вы используете автоматизированную обработку персональных данных, вы обязаны:
То есть автоматизированная обработка персональных данных — это работа в цифровой среде по правилам. Без «галочек внизу страницы» и формальных отписок.
Не совсем. Когда компания обрабатывает информацию вручную — по старинке, через бумажные формы, — это называется обработка персональных данных без автоматизации. И тут тоже есть правила.
Да, цифровых систем меньше, но требования всё равно строгие:
Так что обработка персональных данных без автоматизации — это не «проще», а просто другой формат. Он может быть актуален для маленьких компаний, госучреждений или случаев, когда цифровые каналы недоступны.
Решение зависит от масштаба бизнеса и процессов. Если вы ведёте клиентскую базу, отправляете рассылки или используете CRM — вам нужна автоматизация обработки персональных данных.
Если вы работаете с небольшим объёмом и не используете цифровые инструменты — можно остаться в офлайне, но всё равно следовать требованиям закона.
Автоматизация обработки персональных данных — это использование цифровых решений для работы с личной информацией.
Автоматизированная обработка персональных данных — это процесс, в котором участвуют программы, а не люди.
Автоматизация персональных данных — это не фантастика, а рабочий инструмент, который помогает компаниям быть эффективнее.
А вот обработка персональных данных без автоматизации — это ручная работа, где всё оформляется на бумаге и требует строгой дисциплины.
Чтобы было проще понять разницу между автоматизированной и обычной обработкой данных, собрали сравнение в таблицу. Если вы ещё не уверены, как работает ваша система — посмотрите, в какой колонке больше совпадений.
| Параметр | Автоматизированная обработка | Без автоматизации |
| Как обрабатываются данные | С помощью программ, систем, баз | Вручную, через бумажные документы |
| Примеры | CRM-системы, формы на сайте, email-рассылки | Анкеты, заявления, регистрационные журналы |
| Кто обрабатывает | Человек запускает процесс, дальше — система | Всё делает сотрудник |
| Где хранится информация | На сервере, в облаке, в базе данных | В шкафу, в сейфе, в архиве |
| Риски | Утечка через хакеров или ошибки в системе | Потеря бумаг, физический доступ к досье |
| Защита данных | Настройки доступа, шифрование, аудит | Закрытые помещения, журнал доступа |
| Что требует закон | Согласие, технические меры, регламенты | Те же правила, но в бумажном формате |
