Обработка персональных данных бывших работников

Современное трудовое законодательство устанавливает особые требования к обработке персональных данных бывших работников. При увольнении гражданина и отзыве им согласия на работу с личной информацией возникают сложные правовые коллизии, требующие взвешенного подхода и тщательного анализа нормативной базы. Особую актуальность этот вопрос приобретает в условиях цифровизации документооборота и перехода к электронным системам хранения сведений.

Обязанности работодателя по архивному хранению

Согласно нормам архивного законодательства организация обязана обеспечить сохранность кадровой документации в течение установленных сроков. Эти требования распространяются как на традиционные бумажные носители, так и на электронные системы. Действующие сроки хранения:

• Личные дела сотрудников подлежат хранению в течение 75 лет с момента их закрытия.
• Документы по оплате труда и расчётные ведомости сохраняются на протяжении 5 лет.
• Штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно в архиве организации.
• Табели учёта рабочего времени и графики отпусков сохраняются 5 лет.
• Документы по воинскому учёту подлежат хранению в течение 1 года после увольнения.

Обработка данных в электронных системах

Возникает закономерный вопрос о правомерности хранения в электронных системах персональных данных после увольнения. Эта проблема имеет несколько аспектов, требующих детального рассмотрения:

1. Допустимо ли сохранение информации в программах бухгалтерского учёта и кадровых системах.
2. Возможность частичного обезличивания данных вместо их полного удаления из систем.
3. Соблюдение необходимого баланса между архивными требованиями и правом на конфиденциальность.
4. Технические аспекты обеспечения безопасности хранимой информации.

Роскомнадзор в своих разъяснениях определил следующую позицию:

• Обработка персональных данных уволенных сотрудников в бухгалтерских программах признаётся правомерной.
• Срок хранения таких данных составляет не менее 5 лет согласно требованиям бухгалтерского законодательства.
• Деятельность по обработке подпадает под исключения, предусмотренные федеральным законом.
• Организация обязана обеспечить защиту данных от несанкционированного доступа в течение всего срока хранения.

Сравнительный анализ подходов к хранению данных:

Практические рекомендации для работодателей

При получении отзыва согласия бывшего работника на обработку персональных данных рекомендуется применять следующий алгоритм действий:

1. Зафиксировать факт отзыва в письменной форме с указанием точной даты.
2. Проанализировать полный перечень обрабатываемых данных и систем их хранения.
3. Определить категории данных, подлежащих обязательному хранению согласно законодательству.
4. Обеспечить надлежащую защиту данных от несанкционированного доступа и копирования.
5. Уведомить сотрудника о принятых мерах и условиях дальнейшего хранения информации.

Для соблюдения баланса интересов и выполнения законодательных требований возможно применение следующих мер:

• Частичное обезличивание данных в операционных системах и базах данных.
• Сохранение архивных копий в защищённом формате с ограниченным доступом.
• Строгое ограничение круга лиц, имеющих доступ к данным бывших сотрудников.
• Ведение детального реестра обработки персональных данных с отметками об отзыве согласий.
• Регулярный аудит систем хранения и обработки персональных данных.

Заключение

На основании комплексного анализа закона и разъяснений регулирующих органов можно сделать вывод о правомерности обработки персональных данных бывших сотрудников в течение установленных сроков хранения документов. 

Отзыв согласия не освобождает работодателя от обязанности по архивному хранению информации, необходимой для выполнения требований трудового и налогового законодательства. Ключевым аспектом является обеспечение надлежащего уровня защиты хранимой информации и соблюдение баланса между правом субъекта на отзыв согласия и обязанностями организации по сохранению документов.