Зачем компании документировать внутренние процессы по работе с людьми

Пока бизнес небольшой, всё держится на «устной договорённости»: кто когда приходит, как мы адаптируем новичков, кто за что отвечает, как увольняем, как проводим обратную связь. Всё решается на бегу. Но чем больше становится компания, тем чаще это «всё устное» превращается в хаос. И главный риск в том, что процессы живут в головах людей. А люди — увольняются, уезжают, болеют, просто забывают.

В итоге каждый случай — уникальный. Новичка в одном отделе встречают с заботой, в другом — забывают, что он вообще вышел. Один сотрудник получает регулярную обратную связь, другой — узнаёт о своих ошибках только при увольнении. Не потому что кто-то плохой. А потому что нет прописанного порядка.

Почему процессы нужно фиксировать, даже если «и так понятно»

Есть вещи, которые действительно кажутся очевидными. Например: «если сотрудник плохо справляется, надо с ним поговорить». Или: «при приёме на работу нужен договор». Но на практике каждый трактует эти вещи по-своему. Один позовёт на разговор сразу, другой будет молчать до последнего. Один оформит договор в первый день, другой забудет и вспомнит через две недели.

Если процессы не описаны, их каждый раз придумывают заново. А это — потери времени, качества и доверия. Документировать — значит не бюрократизировать, а снизить неопределённость.

Какие процессы стоит описывать в первую очередь

Не нужно расписывать всё подряд. Есть блоки, которые влияют на стабильность и атмосферу в компании. Именно их стоит описывать в первую очередь:

• как проходит адаптация новых сотрудников (дни, действия, ответственные);
• как оформляется приём, перевод, увольнение;
• как принимаются кадровые решения;
• как проводится оценка эффективности и обратная связь;
• что делать в конфликтной ситуации или при нарушениях.

Не обязательно писать регламенты на 10 страниц. Иногда достаточно одного структурированного документа, где всё изложено простым языком. Главное — чтобы сотрудники знали, где это найти, и могли опереться на понятные ориентиры.

Документация = прозрачность

Когда HR и руководство фиксируют процессы — это не контроль, а забота. Люди чувствуют: «мне понятно, как здесь всё устроено». Это снижает тревожность. Особенно у новых сотрудников, которым важно быстро влиться. Когда человек точно знает, что его ждёт, с кем решать вопросы, куда обращаться — он быстрее адаптируется и начинает работать с уверенностью.

Для HR-департамента это тоже польза: не нужно каждый раз разжёвывать одни и те же вещи, можно сосредоточиться на развитии, а не на тушении пожаров.

Что происходит, если ничего не задокументировано

Самая частая проблема — двойные стандарты. Один сотрудник уходит по согласованию, другой — через скандал. Один получает компенсацию, другой — ничего. Один знает о возможностях перехода в другой отдел, другой — даже не догадывается. Это разрушает доверие.

А ещё это повышает нагрузку на HR: все идут за разъяснениями, задают одни и те же вопросы, ждут «разрешения» от конкретного человека. Процессы превращаются в хаос, а ошибки — в юридические риски.

Таблица — Процессы, которые стоит задокументировать