Кто ведёт кадровый учёт на предприятии

Кадровый учёт часто воспринимают как что-то второстепенное: оформление, приказы, архив — и всё. Но именно от того, как ведутся кадровые документы, зависит, насколько бизнес защищён юридически, как проходит проверка, удаётся ли восстановить данные о сотрудниках, и есть ли в компании порядок вообще. Это не просто «формальности». Это рабочая база всей системы управления персоналом. Без кадрового учёта — никакие процессы не склеиваются.

Кто отвечает за кадровый учёт — зависит от размера компании

Всё зависит от того, насколько крупное предприятие. В микробизнесе ведением кадров может заниматься и сам директор, и бухгалтер, и администратор, и даже помощник на аутсорсе. Главное — чтобы обязанности были официально закреплены. В среднем бизнесе чаще всего за это отвечает специалист по кадрам или отдел кадров, если штат позволяет. На больших предприятиях есть уже кадровая служба с распределением ролей: от инспектора до начальника отдела.

Иногда часть кадровой функции отдают на аутсорс — особенно если речь идёт о компаниях без собственного юриста или при ограниченном бюджете. Но даже в этом случае в штате должен быть человек, который отвечает за связь с подрядчиком и контроль документооборота.

Какие задачи входят в кадровый учёт

Тот, кто ведёт учёт, работает не только с приёмами и увольнениями. В его зоне ответственности:

• оформление личных дел, приёмов, переводов, увольнений;
• контроль за правильностью трудовых договоров и приказов;
• ведение графиков отпусков, больничных, декретов, отгулов;
• взаимодействие с бухгалтерией, если нужно учитывать стаж, льготы, премии;
• подготовка документов для проверок, аудиторов, трудовой инспекции.

Все эти процессы требуют аккуратности, внимательности к деталям и знания закона. Ошибки — от неправильной формулировки приказа до отсутствия подписи — могут стоить штрафов и разбирательств.

Что происходит, если учётом занимается «кто попало»

Когда кадровый учёт ведёт случайный человек — потому что «некому», — начинаются проблемы. Сотрудник уволился, а трудовая не выдана. Приказ есть, но в деле нет подписи. Срок хранения документов нарушен, а проверки — уже завтра. Кажется, что это мелочи, пока не наступает момент отчётности или жалобы. Тогда приходится в спешке восстанавливать, переделывать, вспоминать, кто что делал.

Чтобы избежать этого, нужно чётко зафиксировать: кто именно отвечает за кадровые документы, в каком объёме, и что он обязан вести. Это может быть отдельный специалист, штатный HR, бухгалтер, директор — неважно. Главное, чтобы зона ответственности была понятной, а сам процесс — контролируемым.

Как выстроить систему, даже если нет отдельного кадровика

Если предприятие маленькое, и нет возможности держать специалиста, важно не откладывать кадровый учёт «на потом». Лучше минимально, но системно: завести папки, зафиксировать процессы, выбрать ответственного, при необходимости — обратиться за консультацией или делегировать на внешнюю компанию. Ведение кадрового учёта — это не «опция», а базовая часть любой организации, даже если в штате 5 человек.

Таблица — Кто обычно ведёт кадровый учёт в зависимости от формата бизнеса