Срок хранения УПД

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документацию, связанную с хозяйственной деятельностью, включая отчёты по налогам. Следует уделять особое внимание хранению полученных и выставленных счетов-фактур.

УПД или универсальный передаточный документ представляет собой современный вариант финансовой документации для фиксации выполненных операций. Он совмещает в себе функции акта приёмки-передачи, счёта-фактуры, товарной накладной.

В статье рассмотрим сущность и роль УПД в бухгалтерской отчётности налогоплательщиков. Раскроем правила и срок хранения документа юридическими лицами и бизнесменами.

Что такое УПД

Универсальный передаточный акт объединяет в себя серию первичных документов.

Использование УПД является обязательным для:

• Операций с товарами, подлежащими контролю (лекарственные средства, изделия из меха, обувь).
• Изделий, включённых в систему обязательной маркировки.

Для остальных видов деятельности применение УПД остаётся на усмотрение хозяйствующих субъектов.

Преимуществом такого формата ведения бухгалтерии является сокращение документооборота, уменьшение вероятности ошибок при оформлении, оптимизация времени обработки операций, упрощение процедур налогового учёта.

Применение УПД позволяет оформлять поставки товаров и услуг, фиксировать передачу прав на собственность. С помощью этого документа организация подтверждает факты хозяйственной жизни, обосновывает налоговые вычеты по НДС. Акт подтверждает понесённые ИП или фирмой расходы для целей налогообложения.

Выделяют ряд ограничений для применения УПД, который не может послужить полноценной заменой товарно-транспортных накладных, кассовых документов, специализированных форм строгой отчётности.

Для операций с маркированными товарами следует использовать исключительно УПД. При работе с неподконтрольной продукцией можно применять как УПД, так и традиционные формы учёта. Особое внимание следует уделять правильности заполнения реквизитов. Рекомендуется внедрить внутренние регламенты работы с УПД.

Особенности УПД

УПД является современным инструментом документооборота с рядом уникальных характеристик, которые делают его незаменимым для оптимизации бизнес-процессов.

Главные отличительные черты документа:

• Многофункциональность. Позволяет консолидировать данные о различных хозяйственных операциях в единой форме. В одном УПД можно одновременно отразить реализацию товарной продукции, сопутствующие услуги (доставку, установку, настройку), передачу прав на имущество.
• Гибкость применения. В зависимости от налогового статуса компании акт можно принять комплексно (для плательщиков НДС), как первичный документ (для спецрежимников), в качестве замены акта выполненных работ, накладной.

УПД может оформляться на бумаге и в цифровом формате. Бумажный вариант не имеет законодательно утверждённой формы. Допускается адаптация акта под специфику деятельности компании.

Цифровой формат особенно удобен для крупных поставщиков, сетевых компаний, участников маркируемых товарных групп. С 1 апреля 2025 года действует единый обязательный XML-формат документации.

Электронный УПД обеспечивает:

• Интеграцию с системой «Честный знак».
• Автоматическую передачу данных.
• Контроль движения товарных потоков.

При переходе на электронный УПД рекомендуется заблаговременно провести аудит существующих бизнес-процессов, настроить интеграцию с учётными системами и разработать регламенты проверки документов.

Несоблюдение требований к оформлению УПД может повлечь налоговые риски и сложности при подтверждении расходов. Следует регулярно проверять актуальность используемых форматов документов.

Зачем УПД нужен в бухгалтерии

Коммерческая деятельность фирм и ИП подлежит обязательному оформлению. Первичные бумаги (накладные, счета-фактуры) нужны, чтобы:

1. Доказать выполнение транзакций.
2. Отразить операции в учётных бумагах.

Организации на ОСНО дополнительно обязаны составлять счета-фактуры по каждой облагаемой НДС транзакции. Они должны обеспечивать корректное оформление документов для вычетов по налогам. Нужно соблюдать требования к учёту налогооблагаемых операций.

УПД представляет собой инновационный формат, который:

• Консолидирует функции счетов-фактур и первичных документов.
• Сокращает объём документооборота в среднем на 30-40%.
• Упрощает процедуры налогового администрирования.
• Минимизирует риски расхождений в учётных данных.

Правила хранения документа

При переходе на универсальный передаточный документ перед фирмой встает вопрос систематизации архивного хранения. В отличие от традиционного разделения первичных документов и счетов-фактур, УПД требует особого подхода к организации документооборота. Бумаги можно хранить:

• Отдельно. Все УПД собираются в специально выделенную папку. Для повседневной работы используются сканированные копии. Обеспечивается быстрый доступ к оригиналам при проверках.
• Комбинированно. Бумаги группируют по контрагентам или периодам. Сохраняется принцип единства документооборота. Упрощается поиск по хозяйственным операциям.

Минимальный срок хранения УПД в организации составляет 5 лет. Отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом последнего использования. Завершающим днём применения акта называют дату налоговых расчётов, составления отчётности или разрешения спорных ситуаций.

Для цифровых УПД действуют аналогичные требования. Нужна обязательная систематизация, гарантия сохранности, обеспечение защищённого доступа. Для этих целей полезно использовать внутренние электронные архивы с возможностью резервного копирования, облачные сервисы.

Уполномоченным сотрудникам необходимо разработать и утвердить внутренний регламент хранения УПД. Следует определить ответственных за ведение архива, внедрить систему идентификации документов. В компании нужно регулярно проводить аудит сохранности, обеспечить защиту от несанкционированного доступа.

При выборе системы хранения следует учитывают объём документооборота, частоту обращения к архиву, требования к скорости поиска и необходимость удалённого доступа. Оптимальное решение должно сочетать удобство использования с надёжностью хранения и соответствием нормативным требованиям.