Кадры / HR
Читать далее »
Личное дело сотрудника — это не просто папка с копиями документов. Это систематизированный комплект материалов, который подтверждает трудовые отношения, квалификацию работника и кадровые решения работодателя. От того, насколько аккуратно ведутся личные дела сотрудников, зависит не только порядок в кадровой службе, но и спокойствие компании при проверках и трудовых спорах.
Требования к оформлению документов остаются строгими, а контроль со стороны надзорных органов — внимательным. Разберём, как формируется личное дело сотрудника, какие документы туда включаются, как оформляется опись и какие сроки хранения необходимо соблюдать.
Закон прямо не обязывает каждую организацию формировать личное дело сотрудников организации, однако на практике это давно стало стандартом кадрового учёта. Особенно в компаниях со штатом более нескольких человек.
Личное дело сотрудника — это комплект документов, оформленных в период работы человека в компании и систематизированных в отдельной папке. Такой подход позволяет быстро подтвердить законность приёма, перевода, повышения, изменения условий труда и увольнения.
Если в компании кадровый документооборот выстроен хаотично, поиск нужных бумаг превращается в проблему. Поэтому личные дела сотрудников — это прежде всего вопрос внутренней дисциплины и грамотной организации хранения.
Документы личного дела сотрудника формируются по определённой логике: от приема на работу до прекращения трудового договора. При этом важно понимать, что в личное дело не подшиваются оригиналы, если законодательство требует их отдельного хранения.
Обычно личное дело сотрудника образец которого используется в кадровой практике, включает:
В ряде организаций дополнительно подшиваются анкета, характеристика, результаты аттестации.
Чтобы наглядно показать структуру, приведём таблицу распределения документов:
| Раздел личного дела | Какие документы включаются | Когда добавляются |
|---|---|---|
| Прием на работу | Заявление, копии документов, трудовой договор | При трудоустройстве |
| Текущая работа | Допсоглашения, приказы о переводах, аттестации | В период работы |
| Поощрения и взыскания | Приказы, служебные записки | По мере оформления |
| Увольнение | Заявление, приказ, подтверждающие документы | В день увольнения |
Такая структура помогает поддерживать порядок и не смешивать разные этапы трудовых отношений.
Каждое личное дело сотрудника оформляется в отдельной папке. На обложке указывается фамилия, имя, отчество работника, должность и дата начала ведения дела.
Внутри обязательно формируется опись личного дела сотрудника. Это документ, в котором перечислены все подшитые бумаги с указанием их наименования и даты. Опись размещается в начале папки и обновляется по мере добавления новых документов.
Опись личного дела сотрудника помогает быстро проверить комплектность и исключает риск потери бумаг. При проверках именно на неё обращают внимание в первую очередь.
Важно соблюдать принцип хронологии. Документы подшиваются в порядке их появления, а не по тематике. Это облегчает восстановление событий при анализе трудовых отношений.
Хранение личных дел сотрудников регулируется архивными правилами. Срок зависит от даты создания документов. В большинстве случаев кадровые документы по личному составу подлежат длительному хранению.
Хранение личных дел сотрудников организуется в закрытых шкафах или архивных помещениях. Доступ к ним ограничивается приказом руководителя.
Особое внимание уделяется защите персональных данных. Поскольку личное дело сотрудника содержит паспортные данные и другие сведения, необходимо обеспечить соблюдение требований законодательства о конфиденциальности.
После увольнения папка не уничтожается. Личные дела уволенных сотрудников передаются в архив организации. Срок хранения зависит от нормативов, действующих для кадровых документов.
Личные дела уволенных сотрудников должны храниться отдельно от дел действующих работников. На обложке делается отметка о дате увольнения.
Уничтожение допускается только после истечения установленного срока хранения и по акту.
Личные дела сотрудников по сути сохраняют прежние требования, но усиливается контроль за корректностью обработки персональных данных и соблюдением архивных правил. Также активно внедряются электронные кадровые системы, однако даже при цифровом документообороте принципы систематизации остаются теми же.
Некоторые компании ведут электронный реестр личных дел сотрудников организации, но бумажные документы по-прежнему требуют правильного оформления и хранения.
Если ориентироваться на личное дело сотрудника образец, принятый в кадровой практике, структура будет выглядеть так:
Главное правило — последовательность и полнота.
Личное дело сотрудника — это системный инструмент кадрового учета. Документы личного дела сотрудника должны быть оформлены аккуратно, подшиты в хронологическом порядке и отражены в описи.
Личные дела сотрудников организации требуют строгого подхода к защите персональных данных и соблюдения сроков архивного хранения. Личные дела уволенных сотрудников не теряют значимости и подлежат длительному хранению.
Если в компании изначально выстроить понятный порядок ведения, личные дела сотрудников не станут проблемой ни при проверках, ни в случае трудовых споров.
