Кадры / HR
Читать далее »
Сотрудник уходит в пятницу. В понедельник выясняется, что договор с ключевым поставщиком вёлся в его личной папке, счёт на оплату пришёл ему на почту, а срок по дополнительному соглашению наступил ещё в среду. Передача дел при увольнении обычно вспоминается именно так — через аварию, а не через регламент.
Ниже — что проверить до ухода и что делать, если человек уже ушёл.
Кажется, что теряются файлы. На деле файлы как раз находятся — в папке, в почте, в мессенджере. Теряется другое:
Связи. Какой договор к какому проекту, какие счета по нему оплачены, где акт, а где только обещание акта. Это знание живёт в голове, а не в тексте договора.
Ответственный. Договор без имени — это документ, с которым никто ничего не делает. Формально он есть, фактически мёртв.
Сроки. Что горит в ближайшие две недели. Ушедший сотрудник помнил, а в календаре этого не было.
| Что | Как проверить | Почему важно |
|---|---|---|
| Документы в работе | Открытые карточки, где он ответственный | Это то, что остановится без него |
| Договоры без ответственного | Реестр с пустым полем «Ответственный» | Самая частая дыра после ухода |
| Сроки ближайших 30 дней | Даты окончания по его документам | Аварии случаются здесь |
| Неоплаченные счета и акты | Связи «договор → счёт → акт» | Деньги уходят или не приходят |
| Замечания в работе | Открытые и «не проверено» по его документам | Их никто не увидит после ухода |
| Доступы | Кому он давал доступ и кому выдал свои | Закрывается вместе с уходом |
Таблица проверяется за час, если данные в системе. Если данные в папках и почте — за неделю, и часть пунктов не проверится вовсе.
Устные договорённости. «Мы с ним договорились, что акт подпишем позже» не существует, пока не записано. После ухода проверить это негде.
Историю правок, если она в личных файлах. Пять версий договора в его папке — это не история, это пять файлов. История начинается там, где у версии есть автор и дата.
Логику решений. Почему выбрали этого поставщика, почему отказались от скидки, почему срок сдвинули. Это восстанавливается только по переписке и заметкам — если они не удалены вместе с аккаунтом.
Шаг 1. Список. Выгрузите все карточки, где уходящий — ответственный или исполнитель. Не «всё, что он делал», а именно закреплённое за ним.
Шаг 2. Сроки. Отметьте то, что наступит в ближайшие 30 дней: оплаты, акты, отчёты, продления. Это список, с которого начнётся работа преемника.
Шаг 3. Преемник. У каждой карточки из списка должен появиться новый ответственный. Не «отдел продаж», а имя.
Шаг 4. Замечания и задачи. Открытые замечания и незавершённые задания переназначаются так же, как договоры: иначе они останутся висеть на уволенном.
Шаг 5. Доступы. Проверьте, кому он выдал доступ и что нужно закрыть. Доступ закрывается целиком — по каждому документу отдельно.
Порядок обратный: сначала сроки (что горит), потом ответственные (на кого перевесить), затем документы (что вообще существует), и только в конце — разбор истории.
Практический приём: искать не по папкам, а по имени. В системе с ответственным и связями запрос «все документы, где он ответственный» отдаёт список за минуту. В файловой путанице такой запрос невозможен — придётся спрашивать коллег, у кого что осталось.
Рутину вокруг передачи можно поручить ассистенту: он работает с системой через MCP и умеет собирать сводки и менять свойства пакетно.
Что попросить: «покажи все документы, где Петров ответственный», «собери сроки по ним на 30 дней вперёд», «поставь ответственным Иванова на эти договоры». Что не делать: не просить его решать, кому что передавать — распределение работы это управленческое решение.
Экономия здесь не в скорости нажатий, а в том, что список собирается по данным, а не по памяти уходящего.
Критерий простой и проверяемый: преемник открывает любой документ из списка и без звонка ушедшему понимает три вещи — что это за документ, на каком он этапе и что нужно сделать дальше.
Если для ответа нужен звонок, передача не закончена. Если звонок нужен только чтобы понять «почему так решили» — это нормально: логика решений восстанавливается дольше, чем статус документа.
И второе: после передачи не должно остаться карточек с пустым ответственным. Одна такая карточка через месяц превращается в тот же вопрос «а кто этим занимается?», с которого всё началось.
Личных папок и почты. То, что человек держал у себя на диске, система не видит и не перенесёт.
Одной кнопки «передать всё». Ответственный проставляется по карточкам — пакетно, но осознанно: у разных документов могут быть разные преемники.
Отдельных прав «только смотреть». Доступ идёт к документу целиком, поэтому «передать, но не показывать лишнего» не получится.
Хранения переписки. Сообщения в мессенджерах не становятся частью карточки — договорённости надо переносить в документы.
1. Составьте список карточек, где ответственный — уходящий (или уже ушедший) сотрудник.
2. Отметьте в нём то, что наступает в ближайшие 30 дней. Это ваш план на первую неделю.
3. Проставьте преемника у каждой карточки из списка — по имени, не по отделу.
4. Проверьте, что осталось без ответственного: обычно обнаруживается ещё десяток документов, о которых никто не помнил.
Если сначала хочется проверить себя, а не читать дальше — есть тест из 8 вопросов: он показывает, что с передачей дел уже в порядке, а что держится на памяти сотрудников.
Если учёт пока в таблицах, начните с материала о том, как собрать реестр договоров за 7 шагов.
А посмотреть, как это выглядит, и получить бесплатный доступ на три месяца можно на сайте bizon.help: посмотреть.
