В 2025 году у работодателя два варианта: вести трудовые книжки по-старому — в бумажном виде, или перейти на цифру. Часть сотрудников уже выбрали электронный формат, часть — всё ещё просят заполнять страницы вручную. Ошибаться здесь нельзя. Неверная запись или упущенный срок могут стать проблемой не только для сотрудника, но и для компании. Рассказываем, как сейчас устроено ведение трудовых книжек сотрудников, и на что точно стоит обратить внимание.
Что входит в ведение трудовой книжки
Вести книжку — значит фиксировать в ней всё, что происходит с сотрудником: с какого числа он принят, куда переведён, когда уволен и на каком основании. Это касается как бумажной, так и электронной версии. Только в одном случае запись делается от руки, а в другом — через систему с отправкой в Социальный фонд.
Если у человека уже есть бумажная книжка, её продолжают вести, пока он сам не выберет цифровую. Если сотрудник впервые выходит на работу в 2025 году — заводится только электронная версия, без вариантов.
Электронное оформление
Сегодня всё больше компаний переходят в цифру. И это не про удобство, а про требования закона. Ведение электронной трудовой книжки — это работа через специальные программы, в которых данные автоматически отправляются в фонд. Запись о приёме делается не в бумажную книжку, а в личный кабинет сотрудника — он сам может проверить, всё ли внесено верно.
Ошибки здесь не стираются, исправить их непросто. Поэтому важно, чтобы кадровик или бухгалтер чётко понимал, как работает система, какие поля заполняются, и в каком порядке передаётся информация.
Что остаётся в бумажной версии
Те, кто не перешёл на электронный формат, продолжают работать с обычной книжкой. Здесь ничего кардинально не изменилось: есть разделы, есть графы, есть формулировки, которые нельзя искажать. Всё строго по приказам, всё последовательно, без пропусков и двусмысленностей.
Каждая запись — это отражение внутреннего документа: приказа о приёме, переводе или увольнении. Важна дата, формулировка и подпись. Ошибка в одной строке — и у человека могут возникнуть проблемы со стажем или оформлением пенсии.
Как передаются данные в электронную систему
Всё, что раньше писали в книжке, теперь уходит в Социальный фонд. Для этого компания использует бухгалтерскую или HR-систему. Сведения о приёме, переводах, увольнении формируются автоматически и отправляются в течение одного рабочего дня. Это жёсткий срок — его нельзя нарушать.
Каждое действие должно быть подтверждено внутренним приказом. Если что-то внесли в систему, но не закрепили документально — будет ошибка.
Какие документы нужны для оформления
Чтобы завести книжку, нужны стандартные данные: паспорт, СНИЛС и заявление. Если человек впервые устраивается на работу, создаётся электронная версия. Бумажную сейчас уже не предлагают.
Если сотрудник приходит с бумажной книжкой, её продолжают вести по месту работы. Главное — правильно оформить запись о приёме: указать должность, дату и номер приказа. Всё, что происходит дальше, должно вноситься туда же — строго по внутренним документам.
Что нужно знать про выбор формата
Каждый сотрудник, принятый до 2021 года, мог выбрать: остаться с бумажной книжкой или перейти на цифровую. Сделанный выбор зафиксирован в заявлении, которое хранится в личном деле. Поменять решение нельзя — один раз выбрал, и всё.
Для тех, кто начал работать после 2021 года, всё проще — они автоматически включаются в электронную систему. У них нет бумажных книжек, и вести их работодатель не обязан.
Кто отвечает за порядок
Ведение книжек — зона ответственности кадровика или бухгалтера. Именно они должны проверять, чтобы всё было оформлено вовремя и без ошибок.
Если компания передаёт данные в электронную систему — важно понимать, как устроен формат, как формируются записи, какие ошибки можно исправить, а какие — нет. Отношение «на авось» здесь не сработает.
Бумажная или электронная
Чтобы не путаться, что и как оформляется в разных форматах, собрали таблицу. Она помогает наглядно понять, чем отличается бумажная книжка от электронной — по сути, это два разных подхода с разной логикой работы.
| Что сравниваем | Бумажная трудовая | Электронная трудовая |
| Где хранятся данные | У работодателя, в личном деле | В системе Социального фонда |
| Кто вносит записи | Кадровик вручную, от руки или на принтере | Кадровик через программу, данные отправляются |
| Срок внесения информации | В день издания приказа | В течение одного рабочего дня после приказа |
| Где сотрудник видит записи | В самой книжке | В личном кабинете на Госуслугах |
| Возможность исправить ошибки | Только с пометкой об исправлении | Через корректирующий отчёт, ограничено |
| Кто выбирает формат | Сотрудник (если принят до 2021 года) | Только электронно (если принят после 2021 года) |
Итог
Ведение трудовых книжек сотрудников в 2025 году — это про точность, сроки и понимание, как работает система. Если вы продолжаете заполнять бумажные — следите за каждой строкой. Если перешли на электронные — будьте уверены, что система отправляет всё корректно.
Формат может быть разный, но суть одна: каждая запись — это часть истории сотрудника. И от того, насколько аккуратно она оформлена, зависит не только его стаж, но и ваша репутация как работодателя.
