Что делать, если работник не забирает трудовую книжку

Иногда после увольнения работник не приходит за своей трудовой книжкой. Формально — его право. Но для работодателя это не просто неудобство: на него ложится обязанность правильно оформить и сохранить документ. Ошибки могут привести к спорам, особенно если бывший сотрудник позже решит обратиться в суд. Поэтому важно заранее понимать, как действовать в таких случаях.

Почему это важно для работодателя

Трудовая книжка — не просто формальность. Это юридически значимый документ, который подтверждает стаж, влияет на пенсионные начисления, а также может использоваться при трудоустройстве. Работодатель обязан передать ее в день увольнения, но если работник не приходит — ни по телефону, ни письменно — компания не может просто «ждать». Здесь вступают в силу нормы делопроизводства и Трудового кодекса.

Первая обязанность — зафиксировать отказ или отсутствие

Если в день увольнения сотрудник не явился, работодатель должен зафиксировать это в акте. В документе указывается, что сотрудник не пришел за трудовой, несмотря на извещение или ожидание. Акт подписывают члены комиссии, обычно это кадровик, руководитель и ещё один работник. С этого момента действия компании уже документированы.

Уведомление о необходимости получения трудовой

Следующий шаг — уведомление бывшего работника. Это может быть:

• письмо с описью вложения;
• телеграмма с текстом и уведомлением о вручении;
• заказное письмо через Почту России.

В уведомлении работодатель должен сообщить, что документ готов к выдаче, а также указать адрес и режим работы компании. Иногда также просят подтвердить, как именно человек хочет получить документ — лично или по доверенности.

Хранение трудовой: кто отвечает и сколько

С момента увольнения и до момента фактической передачи трудовой книжки работодатель несет за неё полную ответственность. Хранится она в кадровой службе или архиве предприятия. Срок хранения — 75 лет, как и по обычным делопроизводственным нормам.

Если предприятие ликвидируется или передаётся другому владельцу, неполученные документы передают в муниципальный архив. При этом копии направляются в Пенсионный фонд, чтобы сохранить сведения о стаже.

Можно ли отправить трудовую почтой?

По закону — только по письменному заявлению самого работника. Он должен указать, что просит выслать книжку по определенному адресу. Без этого отправка невозможна, даже если человек не появляется месяцами. Важно понимать: это правило защищает от потери и несанкционированной передачи документа.

Если сотрудник вышел на связь и выразил желание получить документ, но не может явиться лично, допускается получение доверенным лицом по нотариальной доверенности. Обычные доверенности без заверения не подходят.

Сложности: если работник недоступен

Бывает, что человек просто исчезает. Не отвечает на звонки, письма возвращаются, адрес не подтверждается. В таких ситуациях у работодателя есть только один путь — продолжать хранение трудовой и фиксировать свои действия. Главное — документально подтвердить попытки связи.

Например, если вы отправили три уведомления по разным каналам, сохранили описи, уведомления о вручении (или возврате), то при возможных претензиях вы легко докажете, что компания исполнила обязательства. В таких спорах суд чаще всего встает на сторону работодателя, если были предприняты разумные шаги.

А если работник пришёл спустя год?

Работодатель обязан выдать трудовую в день обращения. Отказывать в этом нельзя. Даже если человек отсутствовал долго, не выходил на связь и компания потратила ресурсы на хранение — это его право. В момент передачи нужно оформить расписку о получении. Иногда дополнительно составляют акт о вручении.

Электронные трудовые: влияет ли формат?

Если у работника оформлена электронная трудовая, бумажный оригинал ему не выдается, если он уже переходил на цифровую форму. Но уведомить его о готовности СЗВ-ТД (специальной формы с записью об увольнении) всё равно необходимо. Здесь все действия фиксируются в рамках электронного документооборота — через личный кабинет сотрудника или портал «Госуслуги».

Что не нужно делать: частые ошибки

Нельзя самостоятельно отправлять документ без согласия. Нельзя утилизировать, даже если прошло много лет. Нельзя передавать третьим лицам без оформления доверенности. И, конечно, нельзя записывать в книжке формулировки вроде «не явился за получением».

Каждое действие — только строго по нормам ТК РФ и внутренних регламентов. Если есть сомнения — лучше проконсультироваться с юристом или специалистом по кадрам.

Таблица: пошаговые действия, если работник не забрал трудовую

Шаг	Что делать
Работник не пришёл в день увольнения	Составить акт об отсутствии, оформить кадровые документы
На следующий день	Отправить уведомление с предложением забрать трудовую
В течение месяца и далее	Хранить документ, фиксировать каждую попытку связи
Работник появляется	Выдать документ лично или по доверенности, оформить расписку
Работник не появляется годами	Продолжать хранение, передавать в архив только при ликвидации предприятия