Законные цели обработки персональных данных

Любая организация, которая получает и использует персональные данные — от ФИО до сведений о здоровье или биометрии — обязана чётко обозначить, зачем она это делает. Причём цели должны быть не просто формально указаны, а действительно правомерны с точки зрения закона. Это называется соблюдением принципа целевого ограничения. Если организация не может ясно обосновать, какую цель обработки персональных данных она преследует, такая обработка автоматически становится незаконной.

Почему важно определить цели персональных данных

Главная идея — защита частной жизни и прав граждан. Закон требует, чтобы данные собирались только тогда, когда без этого нельзя обойтись. Например, для оформления трудового договора, начисления заработной платы или предоставления доступа к корпоративной системе. Если компания указывает «обработка персональных данных в целях маркетинга» — этого уже недостаточно. Нужно чётко расшифровать: какие именно действия она планирует предпринимать, какие данные задействуются, можно ли без них обойтись. Такой подход помогает избежать юридических рисков и штрафов, особенно при проверках со стороны Роскомнадзора.

Какую цель обработки персональных данных указать

Ответ зависит от специфики деятельности организации. Законные цели обработки персональных данных могут включать:

• заключение и исполнение трудовых или гражданско-правовых договоров;
• ведение кадрового учёта;
• соблюдение требований налогового и трудового законодательства;
• обеспечение пропускного режима;
• организация медицинского обслуживания работников;
• соблюдение санитарно-эпидемиологических норм.

Для каждой категории субъектов целей может быть несколько. Например, в образовательном учреждении — это учёт посещаемости, оформление дипломов и обеспечение доступа к онлайн-платформам. В логистической компании — учёт водителей, организация маршрутов, контроль рабочего времени.

Перечень целей обработки персональных данных

Перечень целей необходимо составлять индивидуально, исходя из конкретных процессов внутри компании. Универсального шаблона не существует, но можно ориентироваться на следующие типовые формулировки:

• обработка в целях исполнения обязанностей работодателя;
• предоставление социальных льгот и гарантий;
• осуществление внутреннего документооборота;
• участие в конкурсных процедурах или тендерах;
• реализация программ обучения и повышения квалификации.

Важно: нельзя использовать данные, если цель их получения не была заранее определена и зафиксирована. Изменение цели после начала обработки — допустимо только с согласия субъекта данных и при соблюдении всех процедур.

Соблюдение цели обработки персональных данных

Одна из ключевых задач любой организации — не просто определить цель, а строго следовать ей. Нарушение этого принципа — частая причина претензий со стороны надзорных органов. Например, если данные сотрудников используются для внутренних исследований, но не были уведомлены об этом при сборе, это уже нарушение. Поэтому важно:

• заранее уведомлять субъектов о целях;
• оформлять согласие в письменной или электронной форме;
• хранить подтверждение согласия на случай проверки.

Также стоит проводить внутренний аудит: насколько реально цели, прописанные в документах, соответствуют практике. Иногда компания расширяет сферу использования данных без фиксации в документации — и тогда нарушает закон.

Цели и субъекты обработки персональных данных

Под субъектами персональных данных понимаются те, чьи сведения обрабатываются. Это могут быть сотрудники, клиенты, подрядчики, соискатели. Для каждого из них может быть своя цель. И её важно указывать в уведомлении, договоре или ином документе, подтверждающем легальность обработки.

Например, цель обработки персональных данных сотрудника — оформление трудовых отношений, а у клиента — регистрация заказа. Объединять эти цели в один блок неправильно. Каждая категория субъектов требует отдельного подхода, отдельного перечня целей и, чаще всего, отдельного согласия.

Итоги: почему важно соблюдать законные цели обработки

Несоблюдение целей может обернуться для компании не только штрафами, но и утратой доверия со стороны клиентов и сотрудников. Законные цели обработки персональных данных — это не просто формальность. Это основа всей работы с личной информацией, и пренебрегать этим недопустимо.

Таблица: Примеры целей обработки персональных данных