Организация воинского учёта в компании: как выстроить систему и не получить штраф

Организации, в штате которых числятся сотрудники призывного возраста или военнообязанные, обязаны вести воинский учёт. Это требование не новое, но с 2023 года контроль за его соблюдением усилился. Теперь ФНС, МВД и военкоматы обмениваются данными, и любая неточность в сведениях может стать поводом для проверки. Поэтому важно не просто формально «что-то оформить», а выстроить внутри компании устойчивую систему воинского учёта. Ниже подробно разберём, как это сделать — от понимания сути до обязанностей кадровиков.

Что такое воинский учёт сотрудников

Воинский учёт — это процесс сбора, систематизации и актуализации информации о гражданах, подлежащих воинскому учёту в соответствии с законом. Ведение воинского учёта в организации предполагает регистрацию данных о призывниках и военнообязанных, отслеживание изменений в их статусе и своевременную передачу этой информации в военкомат.

Подавляющее большинство работодателей обязаны вести воинский учёт работников. Исключения — микропредприятия с численностью до 15 человек, если ни один из сотрудников не подлежит воинскому учёту. Но даже в этом случае важно это документально зафиксировать.

Кто отвечает за учёт: сотрудники и внутренняя структура

Ведение воинского учёта в компании чаще всего ложится на отдел кадров, но формально назначается конкретный ответственный — приказом по организации. Ответственный может быть кадровиком, сотрудником бухгалтерии или другим специалистом, если компания небольшая. Главное — чтобы он прошёл обучение и знал, как вести воинский учёт в организации по инструкции.

Кроме ответственного, в компаниях с численностью более 500 человек может быть назначен заместитель или помощник по учёту, а также выделен отдельный участок в кадровом подразделении. Организация кадровой службы должна учитывать и эту нагрузку.

Как построить систему учёта: последовательность действий

Организация воинского учёта строится на основе Постановления Правительства No 719 и соответствующего регламента военкоматов. Сначала нужно подать уведомление о постановке на воинский учёт в военкомат. Затем — наладить регулярный сбор данных, завести картотеки, журналы, карточки формы No 10, вести их в бумажном и/или электронном виде. Обновление информации происходит не реже одного раза в год, а при изменениях — немедленно.

Важно понимать, что регистрация в военкомате не освобождает от внутренней работы. Наоборот, компания обязана регулярно отчитываться, участвовать в сверках, подавать списки на бронь или на вызов сотрудников, следить за сохранностью документов.

Какие организации обязаны вести учёт

Воинский учёт обязателен почти для всех юридических лиц, в том числе малых и средних предприятий. Исключение делается только для ИП без работников и некоторых видов общественных организаций, не ведущих хозяйственную деятельность. Но если речь идёт о найме хотя бы одного сотрудника, и он подлежит учёту — учёт обязателен.

Это касается и новых организаций. Постановка на учёт в военкомате производится в течение двух недель после государственной регистрации или после заключения первого трудового договора.

Воинский учёт и отдел кадров: что входит в обязанности

Отдел кадров в рамках воинского учёта обязан проверять документы при приёме на работу, фиксировать данные в личных карточках, отслеживать повестки, уведомлять военкоматы при увольнении, переводе, изменении личных данных военнообязанных сотрудников. Также отдел должен вести отчётность, участвовать в ежегодной сверке и обеспечивать подготовку к мобилизационным мероприятиям.

Воинский учёт сотрудников в организации — это не просто «галочка» в списке обязанностей. Это рабочая система, в которой всё — от формата карточки до даты отправки данных — должно быть выверено.

Что потребуется для проверки

Военкомат или прокуратура при проверке запрашивают: копии приказов о назначении ответственного, картотеку военнообязанных, журнал регистрации, копии карточек, информацию об отчётности, справки о вызовах и ответах. Также могут интересовать сведения об отказе сотрудников от воинского учёта (если такие случаи были) и подтверждение их правомерности.

Именно поэтому важно не просто формально создать документы, а наладить внутренний процесс. Документы по воинскому учёту в организации должны быть в актуальном состоянии, а не «отложены в ящик».

Чем грозит отсутствие или ошибки в учёте

Если организация не выполняет обязанности по воинскому учёту, ей грозят штрафы — как административные, так и по линии военного комиссариата. Более того, если будет доказано уклонение от предоставления сведений, возможна блокировка отдельных кадровых операций. В некоторых случаях — отстранение от участия в тендерах, особенно государственных.

Когда и как обновлять сведения

Воинский учёт работников требует регулярного обновления данных. При любом изменении фамилии, адреса, образования, состава семьи, военного билета — сотрудник обязан сообщить, а работодатель — зафиксировать это и передать в военкомат. Также проводится ежегодная сверка, по результатам которой составляется и передаётся обновлённая база.

Важно: если сотрудник уклоняется от предоставления информации или подаёт ложные данные — ответственность несёт не только он, но и работодатель, если вовремя это не выявит.

Что включает в себя организация воинского учёта

Ниже — основные аспекты, которые должна учитывать каждая компания, выстраивая систему учёта:

Элемент учета	Что включает	Кто отвечает
Постановка организации на учёт в военкомате	Уведомление, передача учётной формы, регистрация в журнале	Руководитель, ответственный
Назначение ответственного	Приказ, программа обучения, закрепление функционала	Руководство
Сбор данных о сотрудниках	Военные билеты, справки, личные карточки, изменения статуса	Отдел кадров
Ведение документации	Картотека, карточки формы № 10, журналы	Кадровик или специалист по учёту
Взаимодействие с военкоматом	Уведомления, повестки, сверка, отчётность	Ответственный
Обновление сведений	Регулярные сверки, отслеживание изменений	Отдел кадров